Podaci u praks: liste, validacija i pivot tabele
U narednoj lekciji naučićete kako da:
• Kreirate liste,
• Koristite proveru valjanosti podataka prilikom unosa u listu,
• Filtrirate podatke,
• Kreirate i koristite pivot tabele.
Tokom ove lekcije savladaćete veštine pravljenja tabela i lista, kao i primenu Excel-ovih opcija za filtriranje podataka radi prikaza specifičnih informacija, poput zapisa ili obzervacija vezanih za određene karakteristike. Kreiranjem tabela u Excel-u olakšava se pronalaženje, organizacija i analiza podataka.
Počećemo preuzimanjem i uređivanjem pripremljenog Excel fajla, nakon čega ćemo kreirati listu.
Kada otvorite preuzeti fajl, primetićete nekoliko problema u formatu u kojem su sačuvane određene informacije, tačnije kolone/varijable.
Već znamo da Excel poravnava kvalitativne, tekstualne informacije uz levu ivicu ćelije, dok numeričke i datumske podatke poravnava uz desnu. Međutim, u ovom fajlu primećujemo nekoliko kolona koje sadrže datume i numeričke vrednosti, ali su poravnate levo i očigledno su formatirane kao tekst.
Krenimo redom:
1. Često se dešava da, prilikom kopiranja podataka iz jednog softverskog paketa u Excel, svi podaci budu automatski formatirani kao tekst. Jedan od načina da tekstualne podatke prebacite u numerički format jeste korišćenje opcije “množenja” iz liste opcija Paste Special. Evo kako to možete učiniti:
Unesite vrednost 1 u ćeliju N2.
Kliknite na ćeliju N2 i kopirajte unetu vrednost na clipboard (<Ctrl>+C).
Selektujte opseg ćelija J2:J24.
Kliknite desnim tasterom miša na selektovane ćelije da otvorite padajući meni i izaberite Paste Special….
U prozoru koji se pojavi, u delu Operation odaberite opciju Multiply i kliknite OK.
Ovo bi trebalo da formatira vrednosti u koloni J kao numeričke. Ukoliko ovaj trik ne uspe, nažalost, moraćete ručno da ih unesete ponovo i formatirate kao numeričke.
2. Kolone sa datumima (C i E) takođe nisu pravilno formatirane. Selektujte podatke u ovim kolonama i pokušajte da podesite odgovarajući format za datume prema vašim potrebama.
3. Kolona H sadrži informacije o težini prevezene robe. Detaljnijim pregledom unetih vrednosti primećujemo mešavinu numeričkih i tekstualnih podataka. Ovako unesene informacije nisu korisne za bilo kakve proračune ili manipulacije. Bolje rešenje bi bilo da jedinicu mere navedemo u nazivu kolone, odnosno varijable, kako bi numeričke vrednosti bile spremne za korišćenje u kalkulacijama.
Kako bismo uštedeli vreme, preuzmite već korigovan Excel fajl i nastavite sa daljim uređivanjem.
Primetićete da smo, radi preglednijeg unosa, razdvojili poštanski broj, tj. kod, i nazive mesta za utovar i istovar. Preporučljivo je da svaki element informacije čuvate u zasebnoj koloni kako biste:
Olakšali pretragu podataka,
Smanjili mogućnost pogrešnog unosa informacija u radni list.
Formatiranje unetih podataka kao Tabele
Excel-ov format “Tabela” nudi mnogo više od same estetske promene, poput dodavanja boja. Pruža brojne funkcije koje olakšavaju rad s podacima.
Da biste podatke u ovom radnom listu formatirali kao tabelu, uradite sledeće:
1. Kliknite bilo gde unutar prikazanih podataka da biste aktivirali jednu od ćelija.
2. Na Home traci sa alatima kliknite na opciju Format as Table.
3. Excel će automatski prepoznati opseg tabele. Ukoliko selekcija nije tačna, možete je ručno prilagoditi.
4. Izaberite jedan od ponuđenih stilova formata i kliknite na OK.
Prvo što ćete primetiti je da svaka kolona ima padajući meni, koji omogućava jednostavnije filtriranje i selektovanje podataka. Kada dodate nove informacije u redove ili kolone, Excel će ih automatski prepoznati kao deo tabele i formatirati ih u skladu s postojećim stilom.
Još jedna korisna funkcionalnost je dodavanje reda za Total (ukupni zbir). Kliknite bilo gde unutar tabele, a na traci sa alatkama pojaviće se kartica Table. Kliknite na nju i označite opciju Total Row kako biste dodali red za ukupne vrednosti.
Možete izračunavati razne statističke vrednosti koje se mogu primeniti na date kolone. Izaberite nekoliko opcija kako biste dobili dublji uvid u podatke. Nakon toga, isprobajte primenu filtera na podacima i primetite kako se vrednosti u novo kreiranom redu za Total menjaju u skladu s filterom.
Validacija podataka i padajuće liste
Korišćenje alata za validaciju podataka pomaže u poboljšanju tačnosti unosa u vašim tabelama. Jedan od načina validacije je kreiranje padajućih lista, što omogućava korisnicima da jednostavno biraju vrednosti iz unapred definisanih opcija klikom na dugme.
1. Kliknite na karticu Data na traci s alatkama za pristup alatima za rad s podacima.
2. Pronađite ikonicu Data Validation.
3. Da biste primenili ovu opciju, selektujte kolonu na koju želite da postavite validaciju.
4. Za početak, selektujte kolonu J i kliknite na ikonu Data Validation.
Pregledajte opcije za selektovanje dozvoljenih vrednosti (Allow) i odaberite opciju Whole Number (ceo broj). Kada odaberete ovu vrstu podataka, Excel će automatski zatražiti da unesete opseg dozvoljenih vrednosti, pa je sledeći korak definisanje minimalne i maksimalne vrednosti. U našem primeru, na osnovu objašnjenja preduzetnice logističke firme koja je ustupila podatke, logično je da vrednosti budu u opsegu od 0 do 30.000.
Nakon što unesete ove vrednosti, pređite na sledeći tab u prozoru, Input Message, gde možete postaviti poruku koja će se prikazati korisnicima prilikom unosa podataka u ćeliju. Zatim uradite isto na kartici Error Alert, gde možete uneti poruku koja će se pojaviti svaki put kada korisnik pokuša da unese nevažeću vrednost.
Predlog za unos u Input Message:
Naslov poruke: “Uputstvo za unos”
Tekst poruke: “Molimo vas da unesete vrednost između 0 i 30.000. Samo celi brojevi su dozvoljeni.”
Predlog za unos u Error Alert:
Naslov upozorenja: “Nevažeći unos”
Tekst upozorenja: “Unesena vrednost nije dozvoljena. Molimo unesite ceo broj između 0 i 30.000.”
Testirajte validaciju tako što ćete uneti nove vrednosti. Na primjer, pokušajte da unesete nevažeću vrednost, poput -10 ili 50.000, kako biste proverili funkcionalnost.
Kreiranje padajuće liste
U ovom radnom listu postoji mnogo tekstualnih unosa, poput naziva mesta utovara i istovara ili vrste transportne robe, koji su često podložni greškama pri unosu. Jedan od načina da se smanji mogućnost grešaka jeste kreiranje padajućih lista.
Za kolonu Vrsta robe kreiraćete padajuću listu. Na radnom listu, van tabele, napravite listu s mogućim opcijama za polja ove kolone, kao što je prikazano u nastavku.
Selektujte kolonu I, koja sadrži unose za Vrstu robe, i kliknite na ikonu Data Validation. Podesite da dozvoljeni unos bude isključivo jedna od vrednosti iz prethodno kreirane liste s opcijama za Vrstu robe. Kao i ranije, unesite poruke koje želite da se prikažu korisnicima u slučaju neispravnog unosa ili kao uputstvo prilikom unosa.
Predlog poruke za Input Message:
Naslov poruke: “Odabir vrste robe”
Tekst poruke: “Molimo vas da izaberete vrstu robe iz ponuđene liste. Samo unapred definisane opcije su dozvoljene.”
Predlog poruke za Error Alert:
Naslov upozorenja: “Nevažeća vrednost”
Tekst upozorenja: “Unesena vrednost nije validna. Molimo izaberite vrstu robe iz ponuđene liste opcija.”
Ako želite da proširite listu opcija za unos vrednosti, možete dodati novu vrednost ispod već postojećih ili je ubaciti između postojećih opcija. Pazite da ne izbrišete nijednu od trenutnih opcija. Umesto toga, koristite na tastaturi da selektujete ćeliju i umetnete je unutar već definisane liste. Nakon dodavanja, listu možete sortirati radi lakšeg pregleda opcija prilikom unosa.
Na primjer, ako želite da dodate opciju Povrće kao vrstu transportne robe, unesite reč Povrće u ćeliju R10. Zatim se vratite na ćeliju R10, kliknite na nju, pritisnite , i dok držite pritisnut , pomerite ćeliju klikom na jednu od ivica. Kada se kursor petvori u ikonicu šake, pomerite ćeliju na željeno mesto unutar liste i ispustite je.
Kako biste radni list održali preglednim, isecite ćelije koje sadrže listu opcija za Vrstu transporta i premestite ih u novi radni list. Na ovaj način smanjićete rizik od slučajnog brisanja ili izmene informacija.
PivotTabele
Kreiranje pivot tabele je jedan od najboljih načina za sumiranje i analizu podataka, odnosno lista. U narednim koracima naučićete kako da napravite pivot tabelu, prilagodite njenu strukturu i uredite podatke na kojima se ona zasniva.
Pre nego što kreirate pivot tabelu, proverite da li su podaci pravilno organizovani. Pivot tabele zahtevaju jasno strukturisane podatke u kolonama, s deskriptivnim nazivima za svaku kolonu. Tabela za analizu ne sme sadržavati prazne redove ili kolone, niti dodatne informacije van opsega tabele. Takođe, korisno je da podaci budu formatirani kao tabela, kao što je slučaj s našim primerom. Ovo omogućava da se svaka dodatna informacija uneta u tabelu automatski odrazi u pivot tabeli.
Za kreiranje pivot tabele:
Kliknite bilo gde unutar tabele s podacima.
Na traci Insert kliknite na ikonu PivotTable.
Otvoriće se dijalog prozor za definisanje opsega podataka koje želite da uključite u pivot tabelu i lokacije gde želite da se tabela pojavi.
Pošto su vaši podaci već organizovani u tabelu, Excel će automatski prepoznati opseg kao prvi argument. Kako biste održali urednost i preglednost, postavite pivot tabelu u novi radni list.
Na ovaj način ste kreirali pivot tabelu u novom radnom listu.
Za kreiranje izveštaja potrebno je selektovati odgovarajuće kolone iz korišćene tabele, koje su prikazane na desnoj strani radnog lista.
Na primer, ako želite da kreirate izveštaj o troškovima prevoza prema različitim kategorijama vrste robe i vrste puta (jednosmerni ili povratni), postavite Vrstu robe kao redove izveštaja. Zatim, za sumaciju odaberite Cenu prevoza, razvrstanu prema Vrsti prevoza, kao što je prikazano na slici ispod.
Isprobajte različite selekcije i kombinacije kolona kako biste istražili kakve sve izveštaje možete kreirati.
Pivot tabele su moćan alat koji vam omogućava brzo i jednostavno analiziranje velikih količina podataka. Uz njihovu pomoć, možete vizualizirati ključne informacije, prepoznati obrasce i donositi informisane odluke na osnovu dostupnih podataka.
Eksperimentišite s različitim opcijama kako biste u potpunosti iskoristili sve funkcionalnosti koje pivot tabele pružaju!
Vežba: 👉 tvoj zadatak
Analiza podataka u poslovanju uz korišćenje pivot tabela i grafikona
Definišite zadatke u svom poslovanju koji generišu podatke
Napravite listu ključnih zadataka i aktivnosti u vašem poslovanju koji generišu podatke, kao što su prodaja, nabavka, reklamacije, korisnička podrška ili logistika. Identifikujte vrste podataka koje nastaju tokom ovih aktivnosti (npr. datum transakcije, iznos prodaje, kategorija proizvoda).
Kreirajte listu pitanja za analizu podataka
Definišite niz pitanja na koja možete dobiti odgovore koristeći prethodno identifikovane podatke. Na primer:
Koji proizvodi imaju najveću prodaju?
Koji je najčešći razlog reklamacija?
Kako se prodaja menja tokom meseci?
Postavite dodatna pitanja i definišite potrebne podatke
Identifikujte dodatna pitanja koja biste želeli da istražite, čak i ako trenutno nemate sve potrebne podatke. Na primer:
Kako se ponašaju troškovi po kategorijama?
Koji su najefikasniji dobavljači?
Zatim zabeležite koje podatke treba prikupljati da biste odgovorili na ta pitanja.
Kreirajte Excel radnu svesku za podatke
Napravite Excel radnu svesku sa listovima za različite grupe podataka kojima raspolažete (npr. prodaja, troškovi, korisnici). Ukoliko su podaci već dostupni, unesite ih u tabele. Ako nisu, predvidite strukturu tabela kako biste omogućili prikupljanje i unos podataka.
Kreirajte pivot tabelu za analizu podataka
Na osnovu unetih podataka, napravite pivot tabelu kako biste analizirali ključne metrike. Na primer, kreirajte izveštaj koji prikazuje ukupnu prodaju po kategorijama proizvoda i mesecima.
Dodajte grafikon za vizualizaciju podataka
Vizualizujte podatke iz pivot tabele kreiranjem grafikona. Na primer, napravite kolone ili linijski grafikon koji prikazuje trend prodaje tokom vremena ili poređenje troškova po kategorijama.
Ovime ćete:
Steći dublji uvid u podatke svog poslovanja,
Postaviti osnovu za donošenje odluka zasnovanih na podacima,
Razviti veštine korišćenja pivot tabela i grafikona za analizu i prezentaciju ključnih informacija.
Last updated